הסכם עיבוד מידע
מסמך זה הוא נספח לתנאי השימוש, והוא נכרת עמך עם קבלתם. הוא נועד למלא את מה שתקנה 15 לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017 מחייבת שייקבע בהסכם בכתב בין בעל מאגר מידע לבין גורם חיצוני המעבד מידע עבורו. בכל סעיף שנועד לכך צוין סעיף המשנה של התקנה שאותו הוא ממלא.
1. הצדדים והמסגרת
בשימושך בשירות אתה מזין אליו מידע אישי על לקוחותיך ועל פונים אליך. ביחס למידע זה אתה בעל מאגר המידע ובעל השליטה בו, ואילו PestOS היא "גורם חיצוני" ו"מחזיק" כמשמעותם בתקנות, המעבד את המידע עבורך ולפי הוראותיך בלבד. הסכם זה מסדיר את העיבוד הזה. הוא אינו חל על המידע שאנו אוספים כבעלי מאגר בזכות עצמנו — פרטי חשבונך, החיוב והשימוש — שלגביהם חלה מדיניות הפרטיות.
איננו עושים במידע לקוחותיך שימוש כלשהו למטרותינו שלנו, איננו מוכרים אותו, ואיננו משתמשים בו כדי לפנות ללקוחותיך ביוזמתנו.
2. המידע שאנו רשאים לעבד ומטרות השימוש (תקנה 15(א)(2)(א))
אנו רשאים לעבד את סוגי המידע הבאים, כל אחד למטרה שלצדו ולה בלבד:
- פרטי לקוחות ולידים (שם, טלפון, כתובת, סוג לקוח, הערות הגעה והערות כלליות) — ניהול קשרי הלקוחות שלך, הצגתם לך, ניווט אליהם ויצירת קשר איתם לפי הוראתך.
- עבודות, מועדים, מחירים והצעות מחיר — ניהול היומן, חישוב מסלול ותמחור, והפקת מסמכים.
- דוחות ביצוע ופרטי טיפול (מזיקים, תכשירים, אחריות, חתימות) — הפקת דוח הביצוע ושמירתו בחשבונך.
- מסמכי חשבונאות (חשבוניות, קבלות, זיכויים והוצאות) — הפקתם, שמירתם והפקת דוחות שאתה נדרש להם בדין.
- הקלטות שיחה, תמלולים וסיכומים — רק אם הפעלת את מנוי המספר העסקי. פירוט מלא בעמוד הקלטת השיחות.
- קבלות וחשבוניות ספק שאתה מצלם או מעביר — זיהוי הפרטים מהן ורישום ההוצאה.
- אנשי קשר מהמכשיר — רק אם הפעלת את הסנכרון, ולמטרת זיהוי מתקשרים בלבד.
3. המערכות שאנו ניגשים אליהן (תקנה 15(א)(2)(ב))
ככלל, המידע נשמר במערכות שלנו ולא במערכותיך, ואיננו ניגשים למערכות המחשוב שלך. שני חריגים, ושניהם מופעלים רק בהפעלה מפורשת שלך וניתנים לניתוק בכל עת:
- תיבת הדואר שלך — אם חיברת קליטת הוצאות מהמייל, אנו קוראים הודעות וקבצים מצורפים לצורך זיהוי קבלות בלבד.
- אנשי הקשר במכשירך — אם הפעלת את הסנכרון.
הגישה למידע מטעמנו מוגבלת לעובדים ולנותני שירות שהגישה נדרשת להם לצורך תפקידם, והיא מתועדת ומבוקרת.
4. סוג העיבוד והפעולות המותרות (תקנה 15(א)(2)(ג))
אנו רשאים לאחסן את המידע, לארגנו, להציגו לך, לגבותו, להפיק ממנו מסמכים ודוחות עבורך, לתמלל ולסכם הקלטות באמצעים אוטומטיים, לשלוח בשמך הודעות ללקוחותיך לפי הוראתך, ולמחקו. כל פעולה אחרת טעונה הוראה מפורשת שלך. איננו מבצעים במידע לקוחותיך פילוח או החלטה אוטומטית בעלת השלכה משפטית כלפיהם, ואיננו משתמשים בו לאימון מודלים כלליים.
5. משך ההתקשרות, השבת המידע והשמדתו (תקנה 15(א)(2)(ד))
ההתקשרות היא לתקופת קיומו של חשבונך, ומסתיימת עם מחיקתו או עם סיום ההתקשרות בינינו.
השבה: בכל עת במהלך ההתקשרות אתה יכול להוציא את המידע מהשירות — ייצוא הספרים במבנה אחיד, דוח מסמכים בקובץ Excel, וגיבוי יזום — מתוך מסך ניהול הספרים באפליקציה. הגישה לייצוא מותנית במנוי פעיל, ולכן באחריותך להפיק גיבוי לפני סיום ההתקשרות.
השמדה: מחיקת החשבון מוחקת לצמיתות את המידע המשויך אליו מכל מערכות השירות, ובכלל זה לקוחות, לידים, עבודות, הצעות מחיר, דוחות והקלטות. עותקי גיבוי טכניים נדרסים במחזור הגיבויים הרגיל תוך זמן סביר לאחר מכן. לגבי מסמכי מס שהופקו כדין: חובת שמירתם לתקופה הקבועה בהוראות ניהול פנקסי חשבונות חלה על העוסק ולא על ספק התוכנה. הם נשמרים כל עוד המנוי פעיל ובחלון הייצוא שלאחריו, ואינם משמשים לשום מטרה אחרת. בתום חלון הייצוא הם עשויים להימחק, ובאחריותך לייצא ולשמור עותק.
דיווח: בתום ההתקשרות, ולפי בקשתך, נמסור לך אישור בכתב על השבת המידע ועל מחיקתו.
6. אבטחת מידע (תקנה 15(א)(2)(ה))
אנו מיישמים את חובות אבטחת המידע החלות על מחזיק לפי התקנות, ובכלל זה: הצפנת התקשורת בין האפליקציה לשרת (HTTPS/TLS); הזדהות באמצעות אסימונים חתומים; הפרדה לוגית מלאה בין חשבונות, כך שכל בקשה מסוננת לפי בעל החשבון ואף משתמש אינו יכול לקרוא נתוני חשבון אחר; הגבלת הרשאות גישה לפי תפקיד; תיעוד פעולות ניהוליות; וגיבוי מוצפן באתר משני. פירוט נוסף בסעיף 7 למדיניות הפרטיות.
7. אירוע אבטחה (תקנה 15(א)(2)(ו))
נודע לנו על אירוע אבטחה חמור כמשמעותו בתקנה 5(ג) לתקנות, הנוגע למידע שאנו מעבדים עבורך — נודיע לך על כך ללא דיחוי, בפירוט הידוע לנו על מהות האירוע, המידע שנחשף וההשלכות האפשריות, ובצעדים שנקטנו. הדיווח לרשות להגנת הפרטיות ולנושאי המידע, ככל שהוא נדרש, הוא באחריותך כבעל המאגר, ואנו נסייע לך במידע הדרוש לו.
8. ספקי משנה (תקנה 15(א)(2)(ז))
אתה מאשר לנו להיעזר בספקי משנה לצורך אספקת השירות. סוגיהם ומטרותיהם מפורטים בסעיף 5 למדיניות הפרטיות, ורשימה מלאה ועדכנית בשמותיהם תימסר לך לפי בקשה בפנייה לכתובת התמיכה שלמטה — לרבות לצורך עמידתך שלך בחובותיך כבעל מאגר.
עם כל ספק משנה כאמור אנו קושרים הסכם המטיל עליו חובות אבטחה וסודיות שאינן נופלות מאלה שבהסכם זה, ואנו אחראים כלפיך למעשיו ולמחדליו כאילו היו שלנו. נוסיף או נחליף ספק משנה מהותי — נעדכן על כך בעמוד מדיניות הפרטיות.
9. דיווח שנתי, בקרה ופיקוח (תקנה 15(א)(2)(ח) ו-15(א)(4))
אחת לשנה לפחות נעמיד לרשותך דיווח בכתב על אופן קיום חובותינו לפי הסכם זה ולפי תקנות אבטחת המידע. הדיווח יימסר בפנייה לכתובת התמיכה, וכן ביוזמתנו אם יחול בו שינוי מהותי. בנוסף, ולפי בקשה סבירה בכתב, נמסור לך מידע הדרוש לך כדי לקיים את חובת הבקרה והפיקוח המוטלת עליך בתקנה 15(א)(4).
10. סיוע במימוש זכויות נושאי מידע
פנה אליך לקוח בבקשה לעיין במידע שלו, לתקנו או למחקו — הבקשה מופנית אליך כבעל המאגר. רוב הפעולות האלה זמינות לך ישירות באפליקציה. ככל שתידרש עזרתנו כדי לאתר מידע או למחקו, נסייע לך בתוך זמן סביר וללא תשלום נוסף.
11. העברת מידע אל מחוץ לישראל
שרתי השירות וחלק מספקי המשנה נמצאים מחוץ לישראל (כיום בארה"ב). ההעברה מתבצעת לצורך אספקת השירות עבורך, בכפוף להתחייבויות אבטחה וסודיות של כל ספק ולאמצעי הגנה סבירים, ובהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה).
12. אחריותך
באחריותך לוודא שקיים בידך בסיס חוקי לאסוף ולעבד את פרטי לקוחותיך, ליידע אותם כנדרש, ולעמוד בכל דין החל עליך כבעל מאגר — לרבות חובת היידוע לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות וחובות רישום ואבטחת מידע ככל שהן חלות עליך. ההוראות שאתה נותן לנו דרך השירות ייחשבו כהוראות מתועדות לעניין הסכם זה.
13. שינויים בהסכם
אנו עשויים לעדכן הסכם זה. עדכון מהותי יפורסם בעמוד זה ובאפליקציה לצד תאריך עדכון מעודכן. המשך השימוש לאחר העדכון מהווה הסכמה לנוסח המעודכן.
14. דין וסמכות שיפוט
על הסכם זה יחול הדין הישראלי בלבד. סמכות השיפוט הבלעדית נתונה לבתי המשפט המוסמכים במחוז תל אביב-יפו. בכל סתירה בין הסכם זה לבין תנאי השימוש לעניין עיבוד מידע לקוחותיך — יגבר הסכם זה.
15. יצירת קשר
לבקשת רשימת ספקי המשנה, לדיווח השנתי, או לכל שאלה בנוגע להסכם זה: support@pestos.app